Abstract

Worum geht's? | Heute gibt's ein ganz schnelles Tutorial zum Thema "Mails mit Anhängen empfangen, bearbeiten und verschicken". Da ich mir mit dieser Serie ja vorgenommen habe, Fragen zu beantworten, die sich KollegInnen möglicherweise stellen, wollen wir uns mal gleich ans Werk machen.

E-Mails mit Anhang verschicken - eine Infografik

Vorweg alles Wichtige in einer Infografik - hiermit möchte ich auch verdeutlichen, dass das Vorgehen prinzipiell bei allem E-Mail-Anbietern gleich ist, auch wenn sich die Anordnung der Schaltflächen unterscheidet (z.B. mal ist "Senden" oben beim Empfänger zu finden, mal unter dem Texteingabefeld).

So geht's

Als Beispiel habe ich mich für freenet-Mail entschieden, das Prinzip ist aber auf alle anderen Anbieter ebenso anwendbar, denn die Mail-Grundfunktionen sind die gleichen. Lediglich bei der Anordnung können sich die Benutzeroberflächen voneinander unterscheiden, aber ich bin mir sicher, dass ihr die Analogien ganz einfach finden könnt! Ich gehe davon aus, dass die Grundzüge des Mailens beherrscht werden (= ein Mailkonto besitzen, Mails schreiben, Mails empfangen & lesen).

Achte bitte in den Screenshots (=Bildschirmfotos) besonders auf die gelb hervorgehobenen Elemente. Ein Klick auf die Bilder ruft sie in höherer Auflösung auf, sodass alles besser zu erkennen ist.

Ich beginne dieses Tutorial mit einer empfangenen Mail, die zur Bearbeitung und Rücksendung von Dateien auffordert. Möchtest Du einfach nur eine Mail mit mehreren Anhängen schreiben, springe zu Schritt 8.Schritt 1 - eine Mail empfangen: Im ersten Schritt erhalten wir eine E-Mail, in der wir aufgefordert werden, Word-Dateien herunterzuladen, auszufüllen und zurückzuschicken.  Schritt 2 - Herunterladen: Bei freenet klicken wir in der Zeile "Anlagen" auf eine der Dateien, wodurch sich ein kleines Dropdown-Menü öffnet, in dem wir "Herunterladen auswählen. Dann erscheint folgendes Dialogfenster: Schritt 3 - Die Datei speichern: Im Auswahlfenster entscheiden wir uns für "Datei speichern." Auf Windows-PCs wird dann - solange Du die Einstellung nicht verändert hast - alles, was Du aus dem Internet heruntergeladen hast - im Ordner "Downloads" des aktuellen Benutzers gespeichert.

Der Ordner "Downloads" bezieht sich dabei immer auf den angemeldeten Benutzer. Auch in einem Schulnetzwerk (an dem Du Dich mit Deinem Nutzernamen und Passwort anmelden musst) siehst Du hier also die Downloads, die Du heruntergeladen hast - nicht die von anderen angemeldeten Usern.

(Diesen findest Du, wenn Du den Explorer = Aktenmappensymbol öffnest und dann in der linken Spalte unter "Schnellzugriff" oder "Dieser PC" nachsiehst.)

So sieht das Explorer-Symbol aus. Der Explorer ist der Ort, an dem Du die Übersicht über alle auf dem Windows-Rechner gespeicherten Dateien findest. Meist findest Du ihn schon in der Statusleiste (unterer Bildrand).

Schritt 4 - Tipp: Um den Speicherort zu finden, kannst du aber auch folgenden Trick anwenden: Aktuelle Browser wie Firefox, Edge oder Chrome ermöglichen es, durch Klick auf den Pfeil nach unten in der Ecke oben rechts zum Speicherort für aktuelle Downloads zu gelangen:  Schritt 4b: Du kannst direkt auf den Dateinamen klicken, dann öffnet sich das Dokument z.B. in Word (je nachdem, was für einen Dateityp man Dir geschickt hat. Klickst Du auf den Ordner rechts davon, öffnet sich der Explorer und zeigt Dir den Speicherort an, dann kannst du das Dokument von diesem Ausgangspunkt öffnen. Schritt 5 - Das Dokument bearbeiten: Bei Office-Dateien ist oft noch ein Zwischenschritt notwendig: Die Bearbeitung muss aktiviert werden, aber auch das ist mit einem Klick erledigt.Schritt 6 - Das Dokument bearbeitenJetzt kannst Du das Word-Dokument in gewohnter Weise bearbeiten. Im Beispiel ging es darum, Vorab-Fragen zu einer Fortbildung zu beantworten. Die Antworten habe ich gelb markiert. (Tipps zur Arbeit mit Word gebe ich in diesem Tutorial.) Schritt 7 - Das Dokument speichern: Bist Du mit der Bearbeitung fertig, muss das Dokument gespeichert werden. Dabei kannst Du Dir aussuchen, ob Du es am gleichen Ort speichern möchtest, oder an einem anderen. Wähle entsprechend nach dem Klick auf das Diskettensymbol in der linken Spalte

  • "Speichern" = am gleichen Ort speichern (also für gewöhnlich im Ordner "Downloads"
    • oder
  • "Speichern unter" = Anderen Speicherort auswählen und die Datei eventuell umbenennen

Hast Du mehrere Dateien bekommen, wiederholst Du die Schritte 2-7 solange mit den anderen Dateien, bis alle abgearbeitet sind. 😉

Schritt 8 - Eine Antwortmail schreiben: Wenn Du nun also die bearbeiten Dateien zurückschicken möchtest, klickst Du auf "Antworten". 

Falls es sich nicht um eine Antwort, sondern um den Beginn einer neuen Konversation handelt, wählst Du stattdessen "neue Nachricht" aus. Das Prinzip der folgenden Schritte ist wiederum das gleiche:Schritt 9 - Antworten mit Anhang:  Die Dateien, die Du bearbeitet hast, sollen nun zurückgeschickt werden. Hast Du Dir gemerkt, wo du sie gespeichert hast? Falls nicht, habe ich gleich noch einen Tipp für Dich!

Zuerst oder auch nachher kannst Du noch Deinen Text ins Textfeld eingegeben (hier "Liebe Kristina... Kollegin") - die Reihenfolge ist egal.

Um die Dateien anzuhängen, wählst Du bei Freenet "Anhang Festplatte" aus.

Bei anderen Anbietern: Orientiere Dich am Büroklammer-Symbol, das weist auf Anhänge hin!

  • z.B. gmx = links unten: "Anhänge hinzufügen" > "Anhang von Festplatte"
  • z.B. gmail = unten, zweites Symbol von links neben "senden" (Blatt mit Büroklammer): "Dateien anhängen"Schritt 10 - Anhang/ Anhänge auswählen: Wenn Du Dir den Ort gemerkt hast, an dem Du die Datei gespeichert hast, wählst Du diesen im Fenster, das sich nun öffnet, aus.

Bei freenet erscheint anschließend noch ein kleines Dialogfenster, das anzeigt, dass die Datei hochgeladen wird...

  • ...und dann eins, das anzeigt, dass der Upload erfolgreich war:Hier musst Du einfach nur auf "Okay" klicken. Bei anderen Anbietern (z.B. gmail, gmx) verläuft der Upload ohne weitere Dialogfenster.

Du kannst mehrere Dateien an eine E-Mail anhängen. Dafür musst Du nur Schritt 10 wiederholen. Wie viele das sein dürfen, hängt nicht von der Anzahl der Dateien, sondern von deren Größe (in KB/ MB) ab. Sind die Dateien zu groß, erhältst Du eine Meldung darüber. Dann müsstest Du mehrere Dateien auf mehrere Mails verteilen. Bei kleinen Dateien wie hier ist das aber nicht notwendig.

Schritt 11 - Anhänge überprüfen: Wenn Du alle Anhänge eingefügt hast, kannst Du überprüfen, ob es sich um die korrekte Anzahl und die richtigen Dateinamen handelt. Alle Anhänge werden Dir zusammen in einer Zeile (oder mehreren untereinander) angezeigt, wie Du in diesem Bild sehen kannst. Schritt 12 - Alles da, alles richtig? Dann musst Du nur noch auf "Senden" klicken und Deine Mail macht sich wie gewohnt auf den Weg!

Tipp: Heruntergeladene Dateien wiederfinden

Falls Du eine Datei nicht in dem Ordner wiederfindest, in dem Du sie vermutest, nutze doch die Suchfunktion des Explorers: Rechts oben in der Ecke kannst Du den Dateinamen, den Du suchst oder auch nur Teile davon eingeben und der PC oder der gerade ausgewählte Ordner wird danach durchsucht.

So sieht das Explorer-Symbol aus. Meist findest Du es schon in der Statusleiste (unterer Bildrand). Der Explorer ist der Ort, an dem Du die Übersicht über alle auf dem Windows-Rechner gespeicherten Dateien findest.

Ich hoffe, die wichtigsten Fragen zu diesem Thema konnten geklärt werden - gerne lasse ich mich aber eines besseren belehren - schreib mir einfach einen Kommentar oder eine E-Mail! 😉

Herzlichst

Kristina

Lizenzierung

2 thoughts on “E-Mails mit Anhang empfangen und verschicken – Pad-agogisch wertvoll Vol. 10”

  1. So ausführlich und gut verständlich dargestellt dein Tutorial ist, so traurig ist es ja im Grunde, dass so etwas im Jahr 2017 noch nötig zu sein scheint. Wie sollen KuK sicher (!!) im Unterricht mit digitalen Medien agieren, wenn sie noch nicht einmal eine Mail mit Anhang verschicken können (die Möglichkeiten dies zu erproben bestehen nun mal seit mehr als 20 Jahren). Ist aus dem digital gap inzwischen ein digital canyon geworden?

    1. Lieber Florian,
      ich verstehe gut, was Du meinst. Ich habe mittlerweile einfach den Ansatz, dass ich lieber etwas zu viel erkläre als zu wenig, sobald ich meine, ein Problem ausmachen zu können.

      Denn was mich oft wirklich traurig stimmt, ist, dass es zu vielen Basis-Fragen eben keine Tutorials gibt – oder dass sie unglaublich veraltet sind. Klar „könnte man das mittlerweile wissen“. Aber selbst wenn es die KuK irgendwann hoffentlich alle wissen, werde ich das Tutorial gut für die SuS „recyceln“ können – für die sind Mails ja quasi schon wieder out und werden erst als Medium im Kontext des Berufs wichtig. Mal sehen, wie oft dieser Text während meiner beruflichen Laufbahn einer Aktualisierung bedürfen wird. 😉
      Herzlichst
      Kristina

Kommentar verfassen